Malzeme ve Cihaz Yönetimi

MALZEME VE CİHAZLARIN YÖNETİMİNE İLİŞKİN PROSEDÜR

1. AMAÇ

Hastanede kullanılmakta olan tüm dayanaklı taşınırların: istemi, satın alınması, depo kayıtlarının, kullanıcı eğitimlerinin, periyodik bakım, kalibrasyonlarının, yapılması, arızalarının giderilmesi, hurdaya ayırma işlemlerinin yapılması için gerekli olan işlemleri standardize etmektir.

2. KAPSAM

Hastanede kullanılmakta olan malzeme ve cihazların yönetimini kapsar

4. SORUMLULAR

Başhekim

Başhekim Yardımcıları

Başmüdür

Müdür

Müdür Yardımcısı

Harcama Yetkilisi

Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi

Klinik Mühendislik Birim Sorumlusu

Kalibrasyon Laboratuvar Sorumlusu

Biyomedikal Teknikerleri

4. TANIMLAR

CTS : Cihaz Takip Sistemi

Taşınır: Çeşitleri ile kod numaraları yönetmeliğe ekli taşınır kod listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemeleri ile (B) bölümünde yer alan tesis, makine ve cihazlar, taşıtlar ve demirbaşlar grupları içerisinde yer alan taşınabilir maddi duran varlıkları,

Ambar: Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar ve kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yerdir.

Tıbbi Cihaz Kimlik Kartı: Hastanede kullanılan tıbbi cihazların adı , marka, model, seri numarası, cihaz takip numarası, cihazların bulunduğu  yeri , demirbaş numarası ,güvenlik ve dikkat edilecek bilgiler ve cihazın çalıştırılmasının açıklandığı karttır.

5. UYGULAMA

5.1. MALZEME VE CİHAZ VÖNETİMİNDE VER ALAN PERSONELİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

5.1.1. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi

Taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda doğrudan harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görev kişidir.

5.1.2. Taşınır hesap yetkilisi

Kamu idaresinin merkez, bölge, il ve ilçe teşkilatı itibarıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinden aldığı taşınır hesaplarını konsolide ederek, buna ilişkin cetvelleri düzenleyip merkezdeki taşınır hesap sorumlusuna vermekle sorumlu olan görevli.

5.1.3. Klinik Mühendislik Birim Sorumlusu

5.1.3.1. Hastanede kullanılan tıbbi cihazların elektronik ve mekanik arızalarını gidermek, giderilemeyen arızalarda ilgili firmanın çağrılması

5.1.3.2. Periyodik zamanlarda bakımı yapılacak olan cihazların bakımlarını yaptırmak

5.1.3.3. Klinik Mühendisliğinde kullanılan malzemelerin bakım ve temizliğini yapmak,

5.1.3.4. Klinik Mühendislik gerekli olan malzemelerin listesini çıkartarak Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü' ne bildirmek.

5.1.3.5. Görevi ile ilgili olarak, amirinin verdiği diğer işleri yapmaktır.

5.1.4. Ayniyat Memuru

5.1.4.1. Zimmetle verilen demirbaş malzemenin kayıtlarını tutmak üzere bir sistem geliştirilmesini ya da mevcut sistemin iyileştirilmesini sağlamak,

5.1.4.2. Bu sistem çerçevesinde yeni demirbaş kayıtlarını düzenlemek ve malzeme hareketlerini düzenli olarak izlemek,

5.1.4.3. Demirbaş sayımlarında görevalacak sayım komisyonlarını hazırlamak, ilgili yazışmaları yürütmek.

5.1.4.4. Yapılan demirbaş sayımlarına göre hazırlanan sayım çizelgelerini kayıtlar ile karşılaştırarak eksik ya da fazla çıkan demirbaşla ilgili işlemleri yürütmek, kayıtlar ile sayım sonuçlarının birbirini

tutmasını sağlamak,

5.1.4.5. Demirbaş sayımları ile ilgili tüm çalışmaların Taşınır Mal Yönetmenliğine uygun olarak

yürütülmesini sağlamak,

5.1.4.6. Hastane deposunun yangın, su baskını vb. gibi tehlikelerden korunmasına yönelik tedbirlerin

alınması için üst yönetime bilgi vermek,

5.1.4.7. Yılsonunda tüm malzemelerin sayımıyla dökümünü hazırlayarak sayım tutanağına aktarmak,

5.1.4.8. Fazla olan malzemelere ayniyat tesellüm makbuzu keserek irat kaydını yapmak,

5.1.4.9. Demirbaş malzeme ve takibe tabi malzemelerin, kullanma sonucu kimsenin kusuru olmaksızın eskimesi ya da fonksiyonlarını yitirmesi durumunda, kayıttan düşme tutanağıyla düşümünün yapılması ve taşınır işlem fişi düzenlenerek strateji daire başkanlığına gönderilmesi,

5.1.4.10. Görevlendirildiği komisyon, komite, kurul, vb. çalışma gruplarında yer almak; gerektiğinde ilgili raporları hazırlamaktır.

5.2. MALZEME VE CİHAZLARA İLİŞKİN İHTİYACIN TESPİT EDİLMESİ

Malzeme ve cihazlara ilişkin ihtiyacın tespiti ihtiyacın oluştuğu birim sorumluları tarafından belirlenip malzeme talep formu ile tıbbi cihazlar için klinik mühendislik birimine sarf malzemeler için malzeme planlama birimine bildirim yapılır. Klinik Mühendislik ve Malzeme planlama birimi gerekli araştırmayı yaparak ilgili evrakı Başhekim onayına sunar.

5.3. MALZEME VE CİHAZLARIN TEMİNİ

5.3.1. Malzeme ve cihazların teminine yönelik kurallar

5.3.1.1 Kimlerin malzeme ve cihaz temin talebinde bulunabileceği;

Tüm klinikler ve servisler sarf malzeme ve cihaz isteminde bulunabilirler.

5.3.1.2. Talep yöntemi ve Malzeme ve cihaz temini;

Doğrudan temin, ihale, hibe ve ihtiyaç fazlası devir şeklinde olmaktadır.

5.3.1.3. Taleplerin nasıl ve kimler tarafından değerlendirileceği;

Malzeme ve cihazlar kurulan ve en az 3 kişiden oluşan muayene ve kabul komisyonunca  değerlendirilir.

5.3.1.4. Teknik şartname hazırlanması;

Malzeme veya cihazın teknik şartnamesi (Temiz edilecek cihazda bulunması gereken/istenen özellikler) doküman sipariş formunda belirtilir.

5.3.1.5. Tekliflerin değerlendirilme süreci;

Satın alma birimi tarafından teklifler en düşükten en yüksek fiyat teklifi veren tedarikçinin bilgilerini içerir şekilde idari birimler sorumlusuna sunulur. Alıma hastane yönetimi bilgisinde idari birimler sorumlusu karar verir.

5.3.1.6. Temin edilen malzeme ve cihazların kontrolü;

Malzeme ve cihazlar oluşturulan muayene ve kabul komisyonu tarafından incelenir ve onayı verilir.

5.4. MALZEMELERİN MUHAFAZASI

Malzeme ve cihazların muhafazası hastanede bulunan ayniyat ve sarf malzeme depolarında

yapılmaktadır.  

5.5. MALZEME İSTEMLERİ

Sarfmalzeme ve cihaz istemleri ihtiyaç duyulan ilgili birimlerden Dış İstek Formu doldurularak

yapılmaktadır.

5.6. MALZEMELERİN HAZIRLANMASI VE TRANSFERİ

5.6.1. Sarf malzemeler ambarda bulunan personel tarafından istem belgelerine göre hazırlanmakta olup, bölüm personeli tarafından bölümüne sevk edilmektedir.

5.6.2. Ayniyat deposunda bulunan cihazlar ve demirbaş malzemeler ise başhekim veya başmüdür onayı alındıktan sonra ayniyat depo personeli tarafından hazırlanır ve bölüm personeli tarafından bölümüne sevk edilmektedir.

5.7. MALZEME VE CİHAZLARIN TESLİM ALINMASI VE KULLANIMA SUNULMASI

5.7.1. Hastaneye yeni alınan malzeme ve cihazlar Tıbbi cihaz yönetim planı Prosedürü' ne uygun olarak yapılır.

5.7.2. Sarf malzemeler ambarda depolanır ve bölümün kullanım miktarına göre bölüme sevk edilir.

5.7.3. Cihazlar ise bölüm sorumlusuna zimmetlenerek bölüm kullanımına sunulur.

5.7.4. Her cihaz için Tıbbi Cihaz Kimlik Kartı düzenlenerek cihaz üzerine asılır.

5.8. MALZEMELERİN VE CİHAZLARIN GÜVENLİ KULLANIMI

5.8.1. Malzeme ve cihazların kullanımında hasta, hasta yakını ve çalışanın güvenliğini sağlamak hastane için çok önemlidir. Bunun için cihaz ve malzemeler kullanım alanları dışında kesinlikle kullanılamaz.

5.8.2. Kullanım esnasında dikkatli davranılır.

5.8.3. Kullanım koşulları kesinlikle ihmal edilmez.

5.8.4. Cihaz ve malzeme bu konuda eğitim almış bilgili insanlar tarafından kullanılır ve uygulanır.

5.9. MALZEME VE CİHAZ KULLANIMI ESNASINDA OLUŞAN TEHLİKELİ DURUMLARA MÜDAHALE YÖNTEMLERİ

5.9.1. Malzeme veya cihazın kullanımı esnasında karşılaşılan olumsuzluklarda derhal uygulamaya son verilir.

5.9.2. Malzeme, birİınde toplatılır ve ambar birimine bildirilir yeni parti malzeme ile değiştirilir.

5.9.3. Malzemeyi tedarik eden firma ile irtibata geçilerek sorunlu malzeme yenisi ile değiştirilir.

5.9.4. Cihazlarda ise kullanım hemen durdurulur, tıbbi cihaz birimine bilgi verilir ve olay sonuçlanıncaya

kadar cihaz kullanılmaz.

5.10. ÖZEL NİTELİKLİ, ÖZEL MUHAFAZA KOŞULLARINA MAHSUS VEYA KULLANILMASI  

ÖZEL TEKNİK/UZMANLIK GEREKTİREN MALZEMELER VE CİHAZLAR

Özel nitelikli, özel muhafaza koşullarına mahsus veya kullanılması özel teknik/uzmanlık gerektiren

cihazlar anestezi cihazı,anjio cihazı,röntgen cihazı.Elifi-Elvlf) cihazları,endoskopi cihazları,gama

ka mera cihazı,kemik dansitometri cihazı,argon cihazı,bera klinik cihazı,floresan mikroskop

cihazı,görme alanı cihazı,hemodiyaliz cihazı,linak cihazı,puva cihazı,mamografi cihazı,odyometre

cihazı, tomografi cihazı,emar cihazı,ventülatör ve üroflowmetre cihazıdır. Bu cihazlar eğitim almış ve

teknik uzmanlık gerektiren kişiler tarafından kullanılmaktadır.

5.11. CİHAZLARIN BAKIMI, ONARIMI, AYARLANMASI VE KALİBRASYONU

5.11.1. Birimlerde bulunan tıbbi cihazların Bakım, Onarımı Tıbbi Cihaz Yönetim Planı Prosedürü' ne uygun olarak yapılır.

5.11.2. Birimlerde bulunan tıbbi cihazların Kalibrasyonu Kalibrasyon Prosedürleri ’ne uygun olarak yapılır.

5.11.3. Bakım, onarım ve kalibrasyonlar yıllık bakım ve kalibrasyon planı doğrultusunda planlanır ve takip edilir.

5.11.4. Birimlerde bulundurulan ve ilgili kullanıcılar tarafından kullanılan tıbbi cihazların günlük kontrolü ilgili kullanıcı tarafından günlük olarak yapılır.

5.11.5. Cihazlarda arıza tespit edilmesi durumunda teknik bölüm işleyiş prosedürü ne göre arıza bildirimi yapılır

5.12. ARIZA VE ONARIM SÜREÇLERİ

Birimlerde kullanılan cihazların arızalanması durumunda Tıbbi Cihazların Bakım, Onarım Ve

Kalibrasyonlarının Sağlanması Prosedürü' ne uygun olarak hareket edilir

5.13. MALZEME VE CİHAZLARLA BİRLİKTE GÜVENLİ KULLANIM İÇİN VERİLEN BELGELERİN MUHAFAZASI

Bu belgeler cihaz ve malzemenin kullanımda olduğu birimin sorumlusuna verilir ve muhafazası birim

sorumlusu tarafından yapılır.

5.14. MALZEME VE CİHAZLARIN TEMİZLİĞİ VE DEZENFEKSİYONU

Malzeme ve cihazların temizlik ve dezenfeksiyonu kullanım talimatlarına göre yapılır.

5.15. GÜVENSİZ, UYGUNSUZ ÜRÜNLERİN GERİ ÇEKİLMESİ, BU ÜRÜNLERİN MUHAFAZA VEYA İADE ŞARTLARI

Yeni alınan malzemelerde ambara ilk girişinde uygunsuz ürünler muayene kabul komisyonu tarafından uygunsuz olarak belirtilir ve malzemenin alımı iptal edilir. Gelen malzemeler tedarikçi firmaya teslim edilir.

5.16. TIBBİ CİHAZLARIN KULLANIM DIŞI BIRAKILMASI İLE İLGİLİ KARAR SÜREÇLERİ

Tıbbi cihazların kullanım dışı bırakılması ayniyat birimi hek işleyiş prosedürüne uygun olarak yapılır

6. İLGİLİ DÖKÜMANLAR